Spørgsmål og svar

Et enkelt system til medarbejderudlæg for små danske virksomheder. Medarbejderen tager et billede af kvitteringen og sender udlægget, nærmeste leder eller administratoren godkender, og I kan altid se, hvad der skal refunderes.

På et par minutter. Opret virksomheden, opret medarbejderne i velkomstguiden, og vælg hvem der godkender. Der er ingen opsætning eller integration.

Nej. Udlægsmester virker i browseren på telefonen, tabletten og computeren, og kameraet bruges direkte derfra.

Små danske virksomheder med 2-50 medarbejdere, der vil af med kvitteringer i lommen og regneark - fx håndværkere, servicevirksomheder, konsulenter og butikker.

10 kr. pr. medarbejder med Udlægsmester om måneden ekskl. moms. Ingen fast virksomhedspris, intet opstartsgebyr og ingen pris pr. udlæg.

Nej. I vælger selv, hvem der skal kunne registrere udlæg, og betaler kun for dem. En administrator, der kun godkender og refunderer, koster ikke noget.

Ja. Udlægsmester er gratis resten af denne måned og hele næste måned - uden betalingskort.

Så slår I Udlægsmester fra igen. Udlæg og kvitteringer slettes ikke, så de er der, hvis I vil tilbage.

Billeder (JPEG, PNG, WebP og HEIC fra iPhone) op til 10 MB og PDF op til 20 MB. Der kan være op til 10 kvitteringer på ét udlæg.

Nej, ikke endnu. Medarbejderen skriver selv beløb og dato - det tager under et halvt minut. Momsen foreslås af sig selv.

Medarbejderen kan erklære, at kvitteringen er bortkommet, og skrive hvorfor. Udlægget kan så sendes, og godkenderen ser, at kvitteringen mangler.

Ja - i DKK, EUR, SEK, NOK, GBP, USD, CHF og PLN. Beløbet står i den valuta, det er betalt i. Der omregnes ikke.

Ja. Et udlæg kan knyttes til en kunde, et projekt og en af kundens opgaver, og I kan markere, om det kan viderefaktureres.

Medarbejderens nærmeste leder - eller virksomhedens administratorer, hvis medarbejderen ikke har en leder. Godkenderen kan godkende, afvise med en begrundelse eller bede om en rettelse.

Ja. Godkenderen får en mail om nye udlæg og kan få en daglig påmindelse. Medarbejderen får besked, når udlægget er godkendt, afvist, skal rettes eller er refunderet.

Nej. I udbetaler selv - fx med lønnen - og markerer udlæggene som refunderet. Udlægsmester holder styr på, hvad der mangler, og viser medarbejderens kontonummer.

Ja. Medarbejderen kan samle udlæg i en opgørelse - fx en måned eller en rejse - og sende dem til godkendelse på én gang.

Udlæg med samme beløb, dato og valuta - eller den samme kvitteringsfil - bliver markeret, så godkenderen kan se det. Det blokerer aldrig.

Hent udlæggene som CSV i dansk Excel-format, som PDF-rapport eller alle kvitteringer som ZIP - for den periode og de medarbejdere, I vælger.

Ikke endnu. I dag hentes CSV, PDF eller ZIP og sendes videre til bogføringen.

Udlæg og kvitteringer slettes aldrig af sig selv, og originalen gemmes uændret. Husk, at bilag skal opbevares i 5 år efter bogføringsloven - Udlægsmester er ikke jeres bogføringssystem, så hent bilagene til bogføringen.

Medarbejderen selv, dennes nærmeste leder og virksomhedens administratorer. Kvitteringerne ligger privat for hver virksomhed.

Krypteret. Kun medarbejderen og virksomhedens administratorer kan se dem, og de står aldrig i udlægsloggen.

Ja. Hvert udlæg har sin egen historik, og administratorer har en udlægslog med alt, der er sket - også eksporter og ændrede indstillinger.